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Mittwoch, 16. Juni 1999, 17.15 Uhr bis 18.30 Uhr im Dekanat
TOP 1: Festlegung der Tagesordnung
Die Tagesordnung wird mit Erweiterungen angenommen.
TOP 2a: Bestand von Oberwerth nach Metternich
TOP 2b: Studien- und Diplomarbeiten in der Bibliothek
Herr Zöbel gibt bekannt, dass als Ergebnis der Sitzung mindestens eine Idee zur Verschlagwortung vorliegen soll und der Ablauf der Beschaffung geklärt wird.
TOP 2: Genehmingung der Niederschrift
Die Niederschrift der 1. Sitzung wird unverändert genehmigt
TOP 2a: Bestand von Oberwerth nach Metternich
Im Ausschuss werden Ideen diskutiert, den Bestand von Oberwerth teilweise
nach Metternich zu schaffen. Leider kann bei einer Rückgabe das Buch
nicht einfach in Metternich aufgestellt werden. Es ist eine Änderung
im Datenbanksystem und eine Markierung des Buches notwendig. In Oberwerth
entstehen Lücken. Das System muss für diese Situation vorbereitet
werden.
Bei Umzug des gesamten Bestandes nach Metternich müssen die Medien
wieder in den Bestand eingegliedert werden. Wiederum ist eine Änderung
im System erforderlich und die Markierungen müssen von den Büchern
entfernt werden.
Da wegen sehr geringer Ausleihzahlen (ca. 500 Bestellungen seit November
1998) der Bestand in Metternich nicht deutlich wachsen würde, ist
Herr Ringleb nicht bereit, diesen Arbeitsaufwand für eine Zeitspanne
von maximal zwei Jahren zu betreiben.
| Der Bibliotheksausschuss stimmt dem Verbleib der Bestände auf Oberwerth zu. |
TOP 2b: Studien- und Diplomarbeiten in der Bibliothek
Die Studien- und Diplomarbeiten wurden bisher im Institut für
Informatik gelagert, verwaltet und verliehen. Herr Ringleb sagt zu, diese
Aufgaben durch die Bibliothek zu übernehmen. In den nächsten
Wochen werden die Bestände in der Bibliothek erfasst, eingearbeitet
und aufgestellt. Dann können die Arbeiten nur noch über die Bibliothek
ausgeliehen werden. Vorhandene Schlagworte werden in das System aufgenommen.
TOP 3: Verschlagwortung
In der Unibibliothek wird keine eigene Verschlagortung durchgeführt.
Für die Bestände der Informatik sind Schlagworte für Medien
bis 1992 vorhanden. Seit 1998 sind die Schlagwortketten des Verbundes "HBZ
Köln" (Hochschul-Bibliotheks-Zentrum Köln) im System vorhanden
und werden weiterhin übernommen. Da das Suchfeld "Schlagwort" in der
Suchmaske nicht vorhanden ist, kann nur über freie Suche oder Expertensuche
nach Schlagworten gesucht werden.
Im Herbst soll eine Umstellung auf eine neue Version des Bibliothekssystems
vorgenommenwerden. Es wird geprüft, ob im Rahmen der Grunddatenübernahme
aus dem HBZ die fehlenden Schlagwortketten wieder in das System eingefügt
werden können. Damit wäre eine nahezu vollständige Verschlagwortung
nach RSWK (Regeln für den SchlagWortKatalog)
der Bestände gegeben. Die RSWK-Verschlagwortung ist ohne eigenen Arbeitsaufwand
aus dem HBZ zu übernehmen. Die Schlagwortnormdateien sind vorhanden
und werden im neuen System hinterlegt.
| Der Bibliotheksauschus ist mit einer Verschlagwortung nach RSWK einverstanden |
TOP 4: Beschaffung
Im Fachbereich gab es Beschwerden über die Dauer eines Beschaffungsvorganges
insbesondere bei ausländischen Titeln. Herr Ringleb berichtet, dass
eine normaler Bestellvorgang von der Bestellung bis zur Verfügbarkeit
des Buches vier bis sechs Wochen dauert. Alles andere seien Ausnahmefälle
und sollten direkt bei ihm nachgefragt werden. Bei besonderen Problemen
wie zum Beispiel Lieferproblemen des Verlags oder grundsätzlichen
Problemen im Handel ergehen entsprechende Rückmeldungen an die betroffenen
Bibliotheksbeauftragten der Institute. Die Bibliothek beschafft über
"klassische" Kanäle. Schnellere Beschaffung zum Beispiel über
Internethändler ist durch das Fehlen einer Kreditkarte nicht möglich.
Es wird der Wunsch vorgetragen, als Bestellender ebenfalls eine Rückmeldung über den Erfolg oder Misserfolg einer Bestellung zu erhalten. Im aktuellen Bestellsystem existiert nur ein Feld für den Bestellenden, an den solche Rückmeldungen von der Bibliothek ergehen. Da der Bibliotheksbeauftrage auf diese Informationen angewiesen ist, kann hier nicht der wirklich bestellende Mitarbeiter eingetragen werden, sondern immer der Bibliotheksbeauftragte. Die Informationen über die Bestellungen müssen also innerhalb der Institute weiterverteilt werden. Herr Lutz merkt an, dass die dazu notwendigen Informationen teilweise fehlen, da die Bestellenden nicht das von ihm vorbereitete Formular benutzen. Herr Jackel und Herr Lutz berichten von einem Praktikum, das als Thema ein durchgängiges Bestellsystem für die Buchbestellungen in den Instituten hat. Mit der Fertigstellung eines produktionsfähigen Systems ist in absehbarer Zeit nicht zu rechnen. Die Rückmeldungen müssen von Hand erfolgen.
Der Bibliotheksbeauftragte übernimmt als Bestellberechtigter die
Vermittlung zwischen Institutsangehörigen und der Bibliothek. Der
Bibliotheksausschuss ist sich einig, dass in dieser Position dem Beauftragten
eindeutig eine kontrollierende Rolle zugesprochen werden kann.
| Die/Der Bibliotheksbeauftragte soll die eingehenden Bestellungen nach eigenem Ermessen prüfen und so einem Missbrauch bei Bestellungen entgegenwirken. |
TOP 4: Verschiedenes
Die anwesenden Mitglieder verabreden eine weitere Sitzung im Herbst
1999. Bei besonderer Dringlichkeit können weitere Sitzungen beantragt
werden.
Für die Niederschrift: Andre Büsen